Frå ei sak kjem inn til Klagenemndssekretariatet, og til avgjerda blir publisert på nettsida, går saka gjennom mange forskjellige steg. Her er ei oversikt over korleis sekretariatet jobbar med dei klagesakene som kjem inn til oss.
- Saka kjem inn til Klagenemndssekretariatet
Det første steget i ei klagesak er at ho hamnar i innboksen på post@knse.no. Herfrå blir ho registrert i sekretariatet sitt arkivsystem. Etter kvart blir saka tildelt ein sakshandsamar, som sender ut ei stadfesting på at vi har fått klaga, og publiserer saka som «Innkommet» på nettsida.
- Opplysing av saka – kommunikasjon med partane
I mange av sakene er sekretariatet deretter hyppig i kontakt med partane eller prosessfullmektigane deira. Dette først og fremst for å få saka tilstrekkeleg opplyst og gi partane rimeleg høve til å argumentere for sitt syn. I saker der klagenemnda overprøver eit vedtak som er gjort av eit underordna forvaltningsorgan, vil behovet for kontakt med partane jamt over vere mindre. Dette skuldast at saka i utgangspunktet skal vere ferdig opplyst når ho kjem inn til klagenemnda.
- Utkast til avgjerd i saka
Når sekretariatet reknar saka som tilstrekkeleg opplyst, begynner arbeidet med å skrive eit utkast til avgjerd i saka. Avhengig av saka og kva nemnd det gjeld, skriv sekretariatet utkast til både bakgrunnen for saka, påstandar og heile eller delar av vurderinga til klagenemnda.
- Nemndsmøte i saka
Etter kvart som det ligg føre eit ferdig utkast til heile eller delar av avgjerda i saka, blir utkastet sendt ut til nemndsmedlemmane. I mange tilfelle kjem nemnda deretter fortløpande med skriftlege og munnlege tilbakemeldingar til utkastet, fram mot datoen for nemndsmøtet i saka. På nemndsmøtet diskuterer nemndsmedlemmane saka seg imellom, og dei blir samde om korleis avgjerda skal sjå ut. Ved usemje skriv mindretalet ein dissens, eventuelt med hjelp frå sekretariatet.
- Etter nemndsmøtet – ferdigstilling av avgjerda
Avhengig av saka (kor stor og vanskeleg ho er, kva innspel som kom fram på nemndsmøtet, om det er behov for å stille klagar/innklaga/førsteinstansen nokre oppklarande spørsmål, osv.) tek sekretariatet til slutt jobben med å ferdigstille og sende ut avgjerda. Denne jobben kan ta alt frå eit par dagar til fleire veker.Når avgjerda er klar, blir ho først send til partane i saka (ev. ved prosessfullmektigane deira) – før ho blir publisert under «Avgjorte saker» på nettsida.