(Av Peter Aadland, Seniorrådgiver i Klagenemndssekretariatet (Peter.Aadland@knse.no).
Som forvalter av skattebetalernes penger, plikter den offentlige oppdragsgiveren å begrunne sitt valg av leverandør. For anskaffelser som følger forskriften del II og del III, følger dette direkte av forskriften. Også for anskaffelser som følger forskriften del I, kreves det imidlertid at oppdragsgiver gir en begrunnelse for valget, jf. det grunnleggende prinsippet om etterprøvbarhet i loven § 4.
Uten en fullgod begrunnelse, er det vanskelig for de øvrige leverandørene å se om evalueringen er i tråd med regelverket; svakheter ved begrunnelsen kan vitne om svakheter i oppdragsgivers vurderinger i anskaffelsesprosessen. Brudd på begrunnelsesplikten er av klagenemnda også flere ganger vurdert å være av en slik karakter at det kan ha påvirket utfallet av konkurransen, noe som gir klager grunnlag for tilbakebetaling av klagegebyret, jf. klagenemndsforskriften § 13.
En god begrunnelse kan virke konfliktdempende, og gir de øvrige leverandørene noe å jobbe med i fremtidige konkurranser. Oppdragsgiver har slik sett alt å vinne på å gi en god begrunnelse.
Men hvordan ser egentlig en god begrunnelse ut?
I den nå snart syv år gamle avgjørelsen i sak 2013/21, skrev klagenemnda følgende:
«[B]egrunnelsen må inneholde en konkret vurdering som gjør leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold det er som har gjort at oppdragsgiver har bedømt valgte leverandørs tilbud som best ut fra de fastsatte tildelingskriteriene. Begrunnelsen skal også være så presis og utfyllende at leverandørene kan bedømme om anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med anskaffelsesregelverket og om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen, for eksempel ved midlertidig forføyning, klage eller stevning».
Den gode begrunnelsen, er altså for det første konkret. Klagenemnda har i flere saker slått ned på begrunnelser som er for generelle. Eksempler på dette finner man i sak 2017/151 (avsnitt 39) og sak 2018/156 (avsnitt 32).
Den gode begrunnelsen skal videre være utfyllende. En begrunnelse som utelukkende viser hvor mange poeng tilbyderne fikk på de ulike tildelingskriteriene, er som den klare hovedregel ikke tilstrekkelig. Som klagenemda flere ganger har fremholdt, er poengsummene i første rekke kun et resultat av evalueringen, og ikke en begrunnelse for denne, jf. eksempelvis sak 2018/118 (avsnitt 31) og sak 2018/549 (avsnitt 36).
Det kreves på en annen side ikke at begrunnelsen angir absolutt alle vurderingene som oppdragsgiver har gjort. En kortfattet begrunnelse kan være tilstrekkelig, se sak 2018/125 (avsnitt 69) og sak 2019/106 (avsnitt 31-32). Oppdragsgiver har i utgangspunktet heller ikke plikt til å redegjøre for evalueringen av det vinnende tilbudet i forhold til hvert av de øvrige tilbudene. Avhengig av de konkrete omstendighetene, kan det imidlertid være nødvendig å gå inn i detaljene, jf. f.eks. sak 2019/294 (avsnitt 48) og sak 2018/201 (avsnitt 23-26).S
Sist, men ikke minst: Begrunnelsen skal gis samtidig med at oppdragsgiver meddeler sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt. Det er denne første begrunnelsen som skal sette leverandørene i stand til å vurdere om anskaffelsen er gjennomført i samsvar med regelverket, og som dermed er gjenstand for klagenemndas vurdering av om begrunnelsesplikten er brutt, jf. eksempelvis sak 2018/400 (avsnitt 46).